Christian Beyer – Papierlos arbeiten mit OneNote

Der digitale Wandel macht auch vor dem Schreibtisch keinen Halt. Immer mehr Geräte sind vernetzt, das Tempo steigt stetig und Papier spielt weiterhin eine entscheidende Rolle.  Da bedarf es der richtigen Techniken und Methoden, um Schritt zu halten. Diese 5 Tipps geben erste Impulse, wie man mit der digitalen Büroorganisation beginnt:

1. Nutzen Sie OneNote

OneNote Evernote erfasst Ihre Notizen und speichert sie ab. Anders als Papiernotizen können die digitalen Mitschriften kategorisiert und mit Medien (Tabellen, Fotos, Videos, etc.) versehen werden. Sie sind auf PC, Notebook, Smartphone und Tablet jederzeit greifbar und können sogar mit anderen Menschen geteilt werden. Verlorene oder gerade nicht greifbare Notizen gehören so der Vergangenheit an.

 

2. Digitale Ablage

Scannen Sie Rechnungen, Lieferscheine und Arbeitsnachweise direkt nach dem Erhalt ein, legen Sie sie in einem entsprechenden Ordner ab und benennen Sie die Datei eindeutig, sodass sie mittels Suchfunktion schnell auffindbar sind. Das erspart Ihnen Berge an Aktenordnern und das lästige Suchen in diesen.

 

3. Nutzen Sie Cloud-Dienste

Cloud-Dienste wie Dropbox, OneDrive, Google Drive oder iCloud zur dezentralen Ablage Ihrer Daten und Notizen. So können Sie von überall darauf zugreifen, eine Internetverbindung vorausgesetzt. Dei Einrichtung ist meist sehr einfach. Als Nachteil könnte man betrachten, dass die Daten auf fremden Servern liegen. Bei einigen Anbietern stehen die Server in den USA. Wer seine Daten innerhalb der EU oder in Deutschland speicher möchte sollte auf heimische Anbieter wie Strato oder Ionos zurückgreifen. Auf Nummer sicher geht, wer die Daten im Unternehmen oder zuhause speichert…

 

4. Machen Sie Ihre eigene Cloud

Mit einem NAS-Server, im Grunde einer externen Festplatte mit Netzwerkanschluss, kann jeder mit ein wenig Know How (oder der Motivation, sich in das Thema einzuarbeiten) seine eigene Cloud erschaffen. So kann man sicherstellen, dass auch sensible Daten vor Dritten sicher sind – entsprechende Sicherheitsmaßnahmen vorausgesetzt.

 

5. Machen Sie einen Plan und bleiben Sie konsequent

Was kann ich nur analog ablegen? Auf welche Dokumente möchte ich von überall zugreifen können? Wer arbeitet sonst noch mit diesen Dateien? Ohne Konzept und Struktur wird die papierlose Büroorganisation nur bedingt Ihre Arbeit erleichtern. Stimmen Sie sich mit Ihrem Team ab und finden Sie Ihren Weg. Und ganz wichtig: Ziehen sie es durch!

 

Diese Tipps kratzen nur an der Oberfläche der Möglichkeiten bei der papierlosen Büroorganisation. Ein Workshop hierzu findet im Rahmen des Assistent/innen-Tag am 21.06.2021 im Schloss Ovelgönne statt.

Christian Beyer

Er ist Cheftrainer bei der Agentur GROSSE ZIELE, die sich auf Fortbildungen rund um Microsoft Office spezialisiert hat. Er bietet Seminare Inhouse oder in den Räumen der Agentur an. Vom Basiswissen bis zum professionellen Einsatz bildet Christian Beyer Teilnehmerinnen und Teilnehmer weiter.

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